Meilleur Logiciel d'archivage des e-mails
Meilleur Logiciel d'archivage des e-mails en un coup d'œil
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Qu'est-ce que le logiciel d'archivage des e-mails ?
Le logiciel d'archivage des e-mails compresse, stocke et indexe les e-mails pour une consultation future ou un audit légal. Au fur et à mesure que les e-mails sont transférés, la solution d'archivage copie chaque e-mail et les stocke sur un serveur sur site, un serveur cloud ou les deux (hybride). Les utilisateurs d'e-mails peuvent supprimer leurs anciens e-mails pour économiser de l'espace puisqu'ils peuvent récupérer d'anciens e-mails à tout moment dans l'archive d'e-mails. L'archivage des e-mails est un processus continu, donc les utilisateurs n'ont pas à s'inquiéter de la perte de données à aucun moment.
Du point de vue d'une organisation, elle peut conserver des enregistrements complets de toute transaction par e-mail sans consommer un espace de stockage important. Même si les e-mails sont compressés, les entreprises et les entités légales peuvent toujours rechercher, indexer et auditer les conversations par e-mail des employés, les historiques d'interaction par e-mail de vente et les historiques de conversation. Les e-mails stockés sont généralement en lecture seule, et leur accès est surveillé et enregistré par les administrateurs. Cela empêche l'accès non autorisé et protège l'intégrité de l'historique des e-mails. L'archivage des e-mails est non seulement bénéfique pour les utilisateurs individuels, mais aussi pour les entreprises qui doivent se conformer aux réglementations. Les entreprises de services financiers, les organisations de santé, les cabinets juridiques et d'autres organisations réglementées sont légalement tenus de conserver des copies de leurs e-mails. Quel que soit le secteur avec lequel l'utilisateur travaille, l'archivage des e-mails est important et bénéfique pour tout le monde.
Quels types de logiciels d'archivage des e-mails existent ?
Archivage des e-mails sur site
Le logiciel d'archivage des e-mails sur site stocke tous les e-mails sur des serveurs physiques dans les locaux de l'organisation. Commencé dans les années 2000, ce type de solution a été très fiable et peut être entièrement personnalisé selon différents besoins. Cependant, il nécessite un investissement initial élevé pour construire les serveurs et l'équipe informatique pour le gérer.
Archivage des e-mails dans le cloud
Le logiciel d'archivage des e-mails dans le cloud stocke tous les e-mails sur un serveur physique distant géré par un fournisseur tiers. Il est facturé sur la base d'un abonnement, donc il ne nécessite pas d'investissements initiaux et de maintenance. Les fournisseurs réputés offrent des services d'archivage fiables, peu coûteux et faciles à gérer qui sont conformes aux exigences légales. Cependant, la migration vers le cloud reste un obstacle majeur.
Archivage des e-mails hybride
La solution hybride permet l'archivage des e-mails sur site et dans le cloud. C'est une solution pour les entreprises qui sont en cours de migration ou qui ne veulent pas s'engager dans une solution entièrement cloud.
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel d'archivage des e-mails ?
Voici quelques fonctionnalités de base du logiciel d'archivage des e-mails qui peuvent aider les utilisateurs à gérer leur politique de rétention des e-mails et de découverte électronique :
Journalisation des e-mails : Chaque transaction d'e-mail, de calendrier et d'événement doit être copiée et stockée sur le serveur d'archive en temps réel. Les e-mails archivés ne doivent jamais être remplacés ou modifiés pour préserver leur intégrité. Cela est nécessaire pour rester en conformité avec les exigences légales, car les informations stockées doivent être 100 % fidèles à leur source originale.
Compression des e-mails : Tous les e-mails copiés sont compressés pour économiser de l'espace sur les archives. Cela économise de l'espace serveur et de l'argent.
Récupération des e-mails : Les propriétaires de comptes e-mail et les administrateurs doivent pouvoir récupérer tous leurs e-mails pendant la période de rétention. Cela signifie également que le serveur d'archive d'e-mails doit avoir une haute disponibilité pour que le processus de récupération ne soit pas constamment interrompu.
Tableau de bord administratif : Les administrateurs doivent pouvoir contrôler l'accès des utilisateurs aux archives d'e-mails et aux politiques personnalisées via un tableau de bord. Le tableau de bord doit générer des tableaux de données et des visualisations précises pour que les décideurs puissent être informés de l'espace utilisé et du contrôle d'accès. Les outils de reporting avancés dans les solutions d'archivage des e-mails peuvent également identifier les échanges d'e-mails inappropriés ou sensibles. Cela alerte les administrateurs sur les modèles d'utilisation et les comportements des utilisateurs qui violent la politique de l'entreprise.
Découverte électronique (eDiscovery) : La découverte électronique est une exigence légale pour rechercher et récupérer des données électroniques à des fins de litige ou de conformité légale. Les entreprises doivent pouvoir configurer des balises et des attributs pour rechercher des e-mails en fonction des informations de l'expéditeur/récepteur, des dates, des mots-clés, etc. La gestion de plusieurs requêtes de recherche est également recommandée pour accélérer la recherche. Les utilisateurs peuvent enregistrer ou modifier les recherches sans passer par chaque recherche individuelle.
Quels sont les avantages du logiciel d'archivage des e-mails ?
Économies de coûts de stockage : Selon la taille d'une entreprise, la quantité d'espace de stockage dont elle a besoin pour les e-mails peut croître rapidement. L'archivage des anciens e-mails peut libérer de l'espace et améliorer les performances du serveur de messagerie.
Conformité aux politiques : L'archivage des e-mails garantit qu'une organisation suit automatiquement la politique de rétention des e-mails appropriée. Une solution complète permet aux utilisateurs de récupérer leurs e-mails à partir d'un serveur sécurisé avec facilité. Cela économise de l'argent en évitant de payer des auditeurs et des avocats lorsqu'ils passent du temps à fouiller dans tous les e-mails. Ces e-mails seront à l'abri de toute altération car aucun employé ne peut les modifier sur le serveur de stockage. Il est important de vérifier les lois locales sur la politique de rétention et de sécurité des e-mails avant d'acheter le logiciel.
Récupération après sinistre : Bien que l'archivage des e-mails ne soit pas une sauvegarde d'e-mails, il peut être utilisé comme une option de récupération après sinistre. Lorsque les entreprises subissent une perte de données des systèmes de messagerie, comme des dysfonctionnements matériels ou des cyberattaques, elles peuvent récupérer leurs e-mails rapidement. Si seule une partie des e-mails a été perdue, elles peuvent récupérer cette partie spécifique au lieu de restaurer tout le système.
Sécurité des e-mails : La meilleure solution d'archivage des e-mails protège les messages électroniques via un serveur de messagerie. L'archivage des données n'a pas toujours besoin de faire une recherche rapide, mais il doit chiffrer les communications par e-mail pour prévenir les cyberattaques.
Continuité des activités : Lorsque le serveur d'échange d'e-mails est en panne, certaines solutions permettent à l'utilisateur d'envoyer et de recevoir des e-mails depuis leur serveur. Cela agit comme un service de continuité des activités par e-mail pour que les utilisateurs ne manquent pas d'échanges d'e-mails importants en ligne.
Qui utilise le logiciel d'archivage des e-mails ?
Employés : Toute personne dans l'organisation devrait pouvoir utiliser cet outil pour récupérer ses e-mails.
Gestionnaires d'e-mails : Les gestionnaires d'e-mails doivent pouvoir définir les autorisations et les politiques d'archivage via ce logiciel. Ils peuvent également prévenir les échanges d'e-mails inappropriés en analysant les modèles d'utilisateurs à risque et les rapports de contenu irréguliers. Cela pourrait sauver l'entreprise d'une intelligence concurrentielle potentielle ou d'espionnage.
Entités légales : Les tribunaux, les avocats et les auditeurs doivent utiliser des outils de découverte électronique à des fins de litige et légales. Cela leur fait gagner du temps pour trouver les documents nécessaires car les solutions d'archivage des e-mails peuvent filtrer et rechercher en fonction des noms, des adresses e-mail, des mots-clés, etc.
Défis avec le logiciel d'archivage des e-mails
Les solutions d'archivage des e-mails peuvent présenter leurs propres défis.
Récupération lente des e-mails : Étant donné que l'e-mail est enregistré sur des serveurs d'archives, il peut être lent à télécharger et à télécharger depuis ce serveur. Le stockage d'archives est peu coûteux car il est compensé par une vitesse de transfert lente. Plusieurs utilisateurs récupérant en même temps ralentissent également le serveur. Les acheteurs doivent s'assurer que le serveur de solution d'archivage des e-mails garantit une vitesse de transfert de données spécifique selon les besoins.
Accès à la récupération des e-mails : Un accès non autorisé aux e-mails sur le serveur d'archives peut divulguer des secrets commerciaux importants de l'entreprise et des informations sensibles. Les gestionnaires d'e-mails doivent définir le bon accès pour chaque compte dès le premier jour.
Redondance avec d'autres logiciels de sauvegarde : Les entreprises d'aujourd'hui disposent d'autres solutions de récupération après sinistre et de sauvegarde qui font des choses similaires au logiciel d'archivage des e-mails. Bien que l'archive d'e-mails ait sa propre fonctionnalité unique et son cas d'utilisation, le coût de stockage de plusieurs copies d'e-mails avec différents logiciels peut augmenter considérablement avec le temps. Les acheteurs doivent s'assurer que le coût de stockage futur ne dépasse pas le budget.
Quelles entreprises devraient acheter un logiciel d'archivage des e-mails ?
Bien que toutes les entreprises qui utilisent des e-mails devraient envisager des solutions d'archivage des e-mails, voici les deux industries qui ont particulièrement besoin du logiciel :
Industrie financière : L'industrie financière est fortement réglementée, elle nécessite donc l'archivage des e-mails pour se conformer aux lois locales. Il existe des incitations pour les entreprises et les employés à modifier les copies d'e-mails pour des gains financiers. Les solutions d'archivage des e-mails empêchent cela en garantissant des copies d'e-mails à l'abri de toute altération. De plus, les documents financiers contiennent des mots et des chiffres spécifiques à l'industrie qui sont difficiles à découvrir. De nombreuses solutions d'archivage des e-mails offrent des options de recherche qui peuvent inclure des mots-clés et des termes similaires pour trouver rapidement le bon contenu. Les recherches d'e-mails génériques manquent souvent de cette fonctionnalité, ce qui en fait des solutions inférieures qui ne répondent pas aux besoins de l'industrie.
Industrie de la santé : Les échanges d'e-mails sensibles entre les prestataires de soins de santé et les patients sont réglementés par les gouvernements et ciblés par des cyberattaques/rançons. Avoir une solution d'archivage empêche toute altération non autorisée des e-mails, assure la conformité et fournit une continuité des activités. Étant donné que les soins aux patients peuvent être très sensibles au temps, envoyer et recevoir des e-mails à temps peut sauver des vies.
Comment acheter un logiciel d'archivage des e-mails
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel d'archivage des e-mails
Les acheteurs peuvent être tentés de créer de longues listes d'exigences détaillées ou des listes trop vagues. Idéalement, une RFI devrait être suffisamment détaillée pour couvrir les exigences essentielles mais pas trop longue pour décourager les employés et les fournisseurs de l'utiliser. Étant donné que toutes les exigences n'ont pas la même importance, les acheteurs devraient leur attribuer des priorités et se concentrer sur les plus importantes.
Les fonctionnalités indispensables sont des fonctionnalités critiques dont l'entreprise a besoin pour ses opérations quotidiennes en fonction de son secteur. Par exemple, les entreprises financières ont besoin d'un logiciel capable de traiter les termes de recherche financiers et de sécuriser la politique d'altération des e-mails.
Les exigences importantes devraient avoir une haute priorité mais ne sont pas nécessairement des points de rupture s'il existe un remplacement. Par exemple, les analyses avancées et les tableaux de bord pour prédire les modèles d'utilisateurs sont importants mais pas critiques lorsque l'acheteur utilise déjà un logiciel de surveillance des employés capable d'analyser le contenu des e-mails.
Les fonctionnalités agréables à avoir peuvent varier selon le département et l'équipe. Par exemple, les applications mobiles qui peuvent récupérer des e-mails sur un téléphone au lieu d'un PC sont utiles mais souvent inutiles.
Comparer les produits de logiciels d'archivage des e-mails
Créer une longue liste
Lors de la création d'une longue liste, elle ne devrait pas contenir plus de 10 produits sélectionnés en éliminant toutes les options qui ne conviennent pas à l'acheteur. Un bon point de départ est de vérifier quel logiciel de messagerie l'entreprise utilise. Le logiciel d'archivage des e-mails doit être compatible avec le logiciel de messagerie de l'entreprise. Si une entreprise utilise Gmail, elle ne devrait pas acheter un archiviste qui se concentre sur les solutions sur site puisque Gmail est un produit SaaS. De plus, les utilisateurs doivent examiner les exigences légales (telles que la protection des données GDPR) pour leur entreprise et leur secteur. Certaines solutions logicielles garantissent la conformité réglementaire avec des lois spécifiques, mais cela ne garantit pas qu'elles le font toujours. Le logiciel d'archivage des e-mails est modifié par le nombre d'utilisateurs et/ou l'espace utilisé pour le stockage. Les utilisateurs peuvent calculer un budget idéal en fonction de cela et filtrer les entreprises qui ne le respectent pas.
Créer une liste restreinte
Les produits de la longue liste peuvent sembler très similaires à première vue, donc les acheteurs ont besoin de plus de détails sur les produits et les fournisseurs pour créer une liste restreinte. C'est là que la liste des exigences est utile. Les décideurs utilisent cette liste pour générer des RFI, qui demandent aux fournisseurs de fournir des informations détaillées sur la manière dont ils livrent les fonctionnalités nécessaires à l'acheteur. Certains fournisseurs peuvent refuser de répondre aux RFI, ce qui les disqualifie automatiquement du processus de sélection. D'autres sont éliminés car ils ont fourni des réponses insatisfaisantes.
Les fournisseurs fournissent également des témoignages, des références clients et de la documentation technique pour prouver qu'ils ont les qualifications et l'expertise pour livrer le produit à temps et dans le budget.
Réaliser des démonstrations
Les démonstrations doivent être réalisées en direct, pas avec des diaporamas ou des captures d'écran. Les fournisseurs doivent suivre un script avec des scénarios créés par l'acheteur. Un exemple de scénario serait de montrer comment le système peut enregistrer des copies d'e-mails, rechercher des e-mails spécifiques en fonction de termes de l'industrie et récupérer l'e-mail à temps. Les acheteurs doivent prendre note de la vitesse de transfert des données et de l'espace utilisé pour stocker les e-mails, car toutes les options de compression, de transfert de données et de stockage ne sont pas créées de la même manière.
Tous les fournisseurs d'archives d'e-mails doivent utiliser le même script de démonstration, et les acheteurs doivent évaluer chaque critère et scénario en utilisant un système de notation tel que des scores de un à cinq (où un est la note la plus basse et cinq la plus élevée).
Tous les membres de l'équipe de sélection qui assistent aux démonstrations doivent évaluer la fonctionnalité démontrée. Les résultats peuvent ensuite être combinés et analysés pour identifier les principales forces et faiblesses de chaque produit.
Sélection du logiciel d'archivage des e-mails
Choisir une équipe de sélection
Les responsables informatiques, les auditeurs, les avocats et certains utilisateurs finaux doivent être inclus dans l'équipe de sélection. Les consultants externes et les équipes informatiques externalisées peuvent également fournir une perspective neutre ou aider à la négociation.
Négociation
Il est compréhensible que les entreprises veuillent réduire les coûts lors des négociations de prix, mais cela ne doit pas se faire au détriment des utilisateurs. Au lieu de cela, il est préférable de se concentrer sur l'obtention du meilleur rapport qualité-prix. Un exemple est le support client, qui est inclus dans le prix du logiciel mais est généralement limité aux heures de travail et aux jours de semaine. Les entreprises mondiales peuvent nécessiter un support 24/7 "follow-the-sun", ce qui signifie que les problèmes peuvent être transmis entre les équipes dans différents fuseaux horaires, de sorte que les utilisateurs n'ont pas à attendre trop longtemps pour une résolution.
La négociation inclut également les termes légaux et contractuels, ainsi que les accords de niveau de service (SLA). Un exemple est le temps de disponibilité du cloud, qui garantit que les produits d'archivage SaaS sont opérationnels. La plupart des fournisseurs offrent un temps de disponibilité de 95 % et plus, mais même quelques heures par mois peuvent être très perturbatrices pour les entreprises réglementées dans la finance et la santé.
Décision finale
La décision finale doit être prise par une équipe, pas une seule personne. Il est également essentiel d'utiliser une approche structurée et les données recueillies lors des phases précédentes. Les systèmes d'aide à la décision peuvent prioriser les exigences, identifier les forces et les faiblesses de chaque produit et créer divers scénarios d'achat.